StressSechs Tipps, mit denen die Urlaubszeit nicht zur Stressfalle wird
Man kennt es: Der Urlaub rückt näher, doch der Schreibtisch wird nicht leerer. Häufig heißt es dann: Jetzt nochmal richtig ranklotzen – und vielleicht sogar Überstunden schieben – um guten Gewissens in die Ferien fahren zu können. Doch Dauerstress bis zur letzten Minute kann zum Bumerang werden und sich sogar negativ auf die freie Zeit auswirken, wenn sich dann einfach keine Erholung einstellen will. Die Stressfalle droht jedoch auch denjenigen, die im Büro bleiben. Wenn zu den eigenen To-dos noch die der zu vertretenden Kolleginnen und Kollegen kommen, kann die Arbeitslast schnell zu hoch werden.
Certo hat Tipps für Unternehmerinnen, Unternehmer und Führungskräfte zusammengestellt, damit ihre Mitarbeitenden mit gutem Gefühl in den Urlaub fahren können und ihre Vertretungen nicht überlastet werden.
1. Frühzeitige Urlaubsplanung
Motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden, Urlaubspläne frühzeitig abzustimmen, damit ausreichend Zeit für die Organisation bleibt. Zum Beispiel, indem Sie hervorheben, dass eine rechtzeitige Planung zu einer entspannteren Arbeitsatmosphäre und weniger Stress für alle führt.
2. Klare Vertretungsregelung
Etablieren Sie klare Richtlinien und Abläufe für die Urlaubsvertretung. Sorgen Sie dafür, dass immer transparent ist, wer welche Aufgaben übernimmt, und dass alle notwendigen Ressourcen und Informationen bereitgestellt werden.
Stellen Sie sicher, dass Vertretungen in die Aufgabenbereiche der zu vertretenden Mitarbeitenden eingearbeitet werden können. Etablieren Sie dafür bei Bedarf eine strukturierte Einarbeitungsphase.
3. Ausgewogene Arbeitsplanung
Verständigen Sie sich darauf, dass die Vertretenden nicht mit zu vielen Zusatzaufgaben belastet werden sollen und die Arbeitslast für die Vertretung angemessen bleibt.
Stellen Sie bei Bedarf Unterstützung bereit, sei es durch andere Teammitglieder oder durch temporäre externe Kräfte.
4. Austausch und Feedback
Halten Sie das gesamte Team über Abwesenheiten und Vertretungsregelungen auf dem Laufenden. Nutzen Sie zum Beispiel regelmäßige Team-Meetings, um anstehende Urlaube und dadurch anfallende Vertretungsaufgaben zu besprechen.
Holen Sie regelmäßig Feedback dazu ein, wie Ihre Mitarbeitenden mit den zusätzlichen Aufgaben zurechtkommen. Nehmen Sie Anpassungen vor, falls sich herausstellt, dass die Arbeitslast zu hoch ist.
5. Gesunde Unternehmenskultur
Fördern Sie langfristig eine Kultur der Teamarbeit, in der Aufgaben gleichmäßig verteilt werden und Kolleginnen und Kollegen sich gegenseitig unterstützen.
Zeigen Sie Wertschätzung für die zusätzliche Arbeit Ihrer Mitarbeitenden während der Urlaubsvertretung. Zum Beispiel durch ein einfaches Dankeschön oder eine Anerkennung im Teammeeting.
6. Flexibilität und Vorbildfunktion
Nicht nur während der Urlaubszeit: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden eine flexible Arbeitsgestaltung. Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass auch im Homeoffice der Workload stimmt.
Gehen Sie als Vorbild voran, was Erreichbarkeit angeht. Abschalten dient der Erholung, so dass es nach dem Urlaub wieder Spaß macht, anzupacken.
Der Expertinnen-Tipp
Von Jasmine Kix, VBG-Arbeitspsychologin: „Stress, der kurzfristig anhält, ist nicht als problematisch anzusehen. Doch wenn wir zu lange unter zu hohem Druck arbeiten, kann das auch der Erholung im Urlaub schaden. Das Problem: Wir sind meist gut darin, die Arbeitszeit vor dem Urlaub auszudehnen und uns noch mehr anzustrengen. Es gelingt unserem Körper dann nicht, auf Knopfdruck herunterzufahren. Das braucht Zeit. Wir merken dann, wie sich innere Unruhe im Urlaub fortsetzt.
Besser wäre es, wenn wir uns regelmäßig – und erst recht kurz vor dem Urlaub – fragen, ob wir etwas anders machen, neu denken oder verschieben können, damit die Belastung passt. Das ist eine Strategie, die uns meist fremd ist, die wir aber unbedingt üben sollten. Dauerhaftes ‚high performen‘ funktioniert in der Überforderung nicht, das ist eine Illusion. Was stattdessen droht, ist ein unentspannter Urlaub und unter Umständen auch ein Burn-out oder andere Beschwerden.“
Die VBG hilft Ihnen dabei, Belastungen wie Stress am Arbeitsplatz präventiv zu begegnen. Zentrales Instrument ist die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung.
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